Subrogación laboral al cambiar de empresa de limpieza: qué heredas y qué puedes cambiar

Eso no significa que el servicio siga igual. Cambiar de empresa de limpieza no es empezar de cero con las personas, pero tampoco es continuar con el mismo modelo de trabajo. La distinción útil para quien toma la decisión es esta: hay condiciones laborales que deben mantenerse y hay elementos económicos, técnicos y de gestión que el nuevo proveedor sí puede transformar.

Y conviene decir algo desde el principio, porque condiciona todo lo demás: las personas que hoy limpian tus instalaciones conocen el edificio, sus horarios y sus manías. Eso no es un lastre que se hereda. Bien gestionado, es el activo con el que arranca el nuevo servicio.

Esta guía explica dónde está exactamente esa frontera.

Qué es la subrogación laboral en limpieza

La subrogación laboral es el mecanismo por el que, al cambiar el contratista de un servicio, la empresa entrante asume los contratos de trabajo del personal adscrito, que continúan sin extinguirse. La empresa saliente es la subrogada; la entrante, la subrogante.

En limpieza de edificios y locales esta obligación nace del convenio colectivo del sector, no de que se transmita maquinaria ni ningún otro elemento material. Por eso se denomina subrogación convencional y por eso, en este sector, opera en la mayoría de los cambios de contrata.

Conviene retener una idea desde el principio: la subrogación afecta a las personas y a sus condiciones laborales, no al contrato mercantil de prestación del servicio. Lo que tu empresa firma con una empresa de limpieza profesional —alcance, frecuencias, medios, niveles de servicio, precio— se negocia de nuevo desde cero. Son dos planos distintos, y mezclarlos es el origen de buena parte de los malentendidos que aparecen durante una licitación.

Tipos de subrogación: convencional, legal y sucesión de plantilla

No toda subrogación funciona igual, y distinguir los tipos de subrogación ayuda a entender qué asume exactamente el nuevo empresario.

Subrogación convencional. La impone el convenio colectivo del sector. Es la que opera en limpieza y no exige que se transmita ningún medio material: basta con el cambio de contrata.

Subrogación legal. La regula el artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores y se activa cuando hay transmisión de una unidad productiva autónoma, es decir, un cambio de titularidad sobre un conjunto organizado de medios. Ahí el nuevo titular asume la posición del anterior por mandato de la ley, no del convenio.

Sucesión de plantilla. En actividades que descansan esencialmente en la mano de obra —y la limpieza lo es—, el Tribunal Supremo viene entendiendo que, si la nueva empresa asume una parte relevante del personal anterior, se produce sucesión de empresa del artículo 44 aunque la incorporación viniera impuesta por convenio. Se entra por la puerta del convenio y se acaba en el régimen legal.

La distinción no es académica. En los supuestos del artículo 44, el nuevo empresario responde solidariamente con el anterior durante tres años de las obligaciones laborales nacidas antes de la transmisión y no satisfechas. Por otro lado, cuando solo opera la vía convencional el alcance es distinto, y conviene revisarlo caso por caso antes de adjudicar.

Qué manda el convenio estatal y qué depende de tu provincia

Aquí hay una confusión extendida que conviene deshacer, porque afecta directamente a cómo se comparan dos ofertas.

La regulación de la subrogación es estatal. El convenio sectorial de limpieza de edificios y locales reserva expresamente esta materia al ámbito estatal, de modo que no puede regularse de forma distinta en convenios inferiores. Las reglas sobre quién se subroga, con qué requisitos y con qué documentación son las mismas en Madrid que en Sevilla.

Lo que sí cambia por territorio es el coste. Salario base, estructura salarial, complementos, jornada, descansos, vacaciones y turnos se negocian en el ámbito provincial o autonómico. Sevilla tiene su convenio propio para el periodo 2024-2027; Madrid mantiene su propia negociación territorial.

La lectura práctica para una empresa con centros en varias provincias es esta: no tienes tantas reglas de subrogación como provincias, tienes una sola regla y varias realidades de coste. Dos centros con plantillas equivalentes en número, categoría y antigüedad pueden arrojar cifras distintas, y eso no es un error de la oferta ni un intento de inflar el presupuesto: es el convenio territorial aplicable a cada uno.

En contratos multisede, esa diferencia deja de ser un matiz contable y se convierte en un problema de gestión. Conviene que el proveedor tenga cobertura en tu provincia con estructura propia, porque coordinar convenios distintos, calendarios distintos y representaciones sindicales distintas no se resuelve desde una hoja de cálculo a 500 kilómetros.

Qué heredas: salario, antigüedad, categoría y jornada

Estos son los elementos que vienen con el servicio y que condicionan el coste antes de que nadie haya presentado una oferta:

• Los trabajadores adscritos al centro de trabajo que cumplan los requisitos del convenio, con independencia de su modalidad de contrato.
• La antigüedad de cada uno, con todo lo que arrastra en complementos consolidados.
• La categoría profesional reconocida.
• La jornada adscrita al servicio, que no siempre coincide con las horas que figuran en el pliego.
• El salario y los complementos aplicables, incluidos los que no aparecen en las tablas del convenio y solo se ven mirando nóminas.
• Determinadas situaciones particulares —incapacidad temporal, excedencias, reducciones de jornada— que pueden formar parte del traspaso y que conviene identificar antes de presupuestar, no después.

Ese conjunto es, en la práctica, el suelo del presupuesto. En un servicio de limpieza y mantenimiento de tamaño medio, la partida de personal es con diferencia la más pesada, y buena parte de ella viene dada.

De ahí se sigue una conclusión que ayuda a leer una licitación: si dos proveedores presupuestan el mismo servicio con la misma plantilla subrogable y sus cifras se separan mucho, la diferencia rara vez está en el margen. Casi siempre está en que uno de los dos no ha leído bien la plantilla.

Qué no se subroga y qué trabajador queda fuera

Igual de importante que saber qué continúa es saber qué no. Estos son los supuestos que conviene tener claros antes de preparar un cambio.

Trabajadores que no cumplen los requisitos del convenio. El texto sectorial exige, para el personal en activo, una antigüedad mínima de cuatro meses en el servicio, y establece condiciones específicas para otros supuestos, como el personal con derecho a reserva de puesto o el incorporado por una ampliación reciente del contrato. Quien no los cumple queda fuera. En ese caso la relación laboral sigue con la empresa saliente y, si el puesto desaparece, la extinción se rige por las reglas ordinarias: un despido por causas objetivas conlleva la indemnización de 20 días por año trabajado con el tope legal. Es coste de la empresa empleadora en cada momento, no del cliente, pero conviene conocerlo porque condiciona la posición del proveedor saliente en la negociación.

Los trabajos puntuales. Una actuación contratada de forma aislada —un abrillantado, una limpieza postobra, una desinfección específica— no genera por sí sola plantilla adscrita. Las limpiezas especiales funcionan como servicio puntual y su lógica contractual es distinta a la del servicio de mantenimiento continuado. Es, además, una de las partidas donde más margen de negociación hay, precisamente porque no arrastra nada.

Los consumibles. El suministro de consumibles higiénicos es un contrato de suministro, no un servicio con personal adscrito. Cambiar quién te abastece de papel, jabón o dispensadores no genera obligación alguna de subrogación. Separar el suministro de consumibles higiénicos del servicio de limpieza permite revisar esa partida con libertad total, algo que no ocurre con la mano de obra.

Y una advertencia sobre lo que mucha gente da por hecho: reducir las horas del servicio en la nueva adjudicación no evita por sí solo la subrogación. El acuerdo sectorial de 2014 lo recogió de forma expresa, y el mecanismo se mantiene para quienes cumplan los requisitos y respecto de la jornada adscrita al servicio. Si el plan para ahorrar pasa por recortar horas en el pliego, conviene contrastarlo antes de escribirlo, porque es una de las decisiones que más caras salen cuando se toma sin comprobarla.

En cambios parciales —solo algunos centros de varios— el convenio contempla supuestos de división y agrupación de contratas, con subrogación total o parcial según el caso. Ocurre lo mismo cuando se traslada una oficina o se cierra un centro: el destino de la plantilla adscrita depende del supuesto concreto y conviene analizarlo antes de mover nada.

Qué puede cambiar la nueva empresa aunque siga la misma plantilla

Esta es la pregunta que de verdad frena una decisión: si me voy a quedar con las mismas personas, ¿qué gano cambiando de empresa?

La respuesta no es «mejor supervisión y mejor maquinaria». Es más concreta, y se ve mejor separando los tres planos.

La conclusión cabe en una frase: subrogar la plantilla no significa subrogar el modelo de gestión del proveedor anterior.

Lo que cambia desde el primer día no son las personas. Es quién las supervisa y con qué frecuencia, cómo se planifica el trabajo, con qué medios se ejecuta, qué ocurre cuando alguien falta, qué se mide y qué se reporta. En muchos casos, el mismo equipo con una organización distinta da un resultado distinto, y eso no es un demérito para nadie: el dimensionamiento de un contrato de limpieza puede quedarse corto con el tiempo, sobre todo cuando el uso de las instalaciones cambia —más ocupación, nuevos espacios, otro horario— y el servicio no se revisa al mismo ritmo.

El equipo que heredas también cambia de empresario

Hay una parte de la subrogación que no aparece en ninguna tabla y que decide buena parte del resultado del primer mes: para las personas adscritas al servicio, el cambio de proveedor es un cambio de empresario. Llegan con dudas razonables sobre su nómina, su turno y su antigüedad, y la forma en que se resuelvan esas dudas marca cómo arranca el servicio.

Nosotros lo tratamos como una fase más del proyecto, no como un trámite de personal. Hay presentación del responsable de servicio antes del primer día, resolución de dudas individuales, formación en los protocolos del centro y una interlocución clara desde el principio. Detrás de un contrato de limpieza siempre hay personas, y la diferencia entre un servicio que funciona y otro que no suele estar en si esas personas trabajan con criterios claros y alguien a quien llamar.

Cómo se prepara una subrogación bien hecha

En Grupo Sagital llevamos más de 30 años entrando y saliendo de contratas de limpieza —en oficinas corporativas, centros logísticos y centros de producción—, con una plantilla de 4.200 personas y una fidelización de clientes superior al 93 %. Este es el proceso de subrogación que aplicamos cuando hay personal subrogable de por medio.

1. Análisis del servicio y del marco aplicable. Antes de hablar de precio determinamos qué convenio territorial rige cada centro, qué personal resulta subrogable según los requisitos del convenio sectorial y si concurre alguno de los supuestos particulares: división de contrata, cambio parcial de centros, trabajos puntuales. En contratos multisede, centro por centro.
2. Verificación de la estructura laboral adscrita. Contrastamos número de personas, jornadas, categorías, antigüedades y condiciones relevantes. Es la fase que decide si la oferta se sostiene. La mayoría de las desviaciones que aparecen en el primer trimestre vienen de datos incompletos en este punto, no de mala fe de nadie.
3. Diseño del servicio y de la oferta. Construimos el dimensionamiento sobre la estructura verificada y separamos con claridad lo que viene dado de lo que proponemos cambiar: supervisión, frecuencias, medios, protocolos y niveles de servicio. Si detectamos que el servicio está mal dimensionado, lo decimos y lo cuantificamos aparte, en lugar de esconderlo dentro del precio.
4. Transición y primer día. Coordinamos con la empresa saliente la documentación y los plazos que exige el convenio, comunicamos el cambio a las personas afectadas y asignamos responsable de servicio antes de la fecha de inicio. Nos presentamos al equipo antes de empezar y resolvemos sus dudas una a una, porque un equipo que llega tranquilo trabaja mejor desde el primer día. El objetivo es que en el centro no se note otra cosa que un cambio de interlocución.
5. Auditoría del primer mes y optimización. Revisamos cumplimiento de frecuencias, incidencias, absentismo y calidad durante las primeras semanas, y ajustamos. A partir de ahí el seguimiento es continuo con nuestras herramientas de Business Analytics & Intelligence, que permiten ver la evolución del coste y de los indicadores por centro sin esperar a la renovación del contrato.

Documentación y plazos: qué exigir al proveedor saliente

El traspaso de información es donde más transiciones se complican, y es una cuestión puramente operativa.

El convenio obliga a la empresa saliente a facilitar la documentación acreditativa del personal adscrito, y fija tanto el plazo de entrega entre empresas como el plazo de comunicación de la subrogación a los trabajadores afectados. Si esa documentación no llega, la empresa entrante puede exigir la indemnización por los daños y perjuicios causados: no es un trámite sin consecuencias.

Esa documentación incluye la relación nominal del personal adscrito, los contratos en vigor, las últimas nóminas y los documentos de cotización con la cuenta de cotización del centro. La carta de subrogación es el documento por el que se comunica formalmente el cambio a cada persona afectada: la preparan las empresas, no el cliente.

Lo relevante para ti, como empresa que contrata, es más simple: buena parte de la coordinación documental corresponde a los proveedores, pero el calendario lo marcas tú al fijar la fecha de inicio. Si la adjudicación se cierra demasiado cerca de esa fecha, no hay margen para verificar la estructura laboral, y eso se paga en incidencias durante las primeras semanas.

Antes de pedir oferta conviene que reúnas tres bloques de información.

Del servicio. Superficies y número de centros, horarios, frecuencias, alcance real de las tareas, necesidades especiales, maquinaria existente y niveles de servicio actuales.

De la situación laboral. Número de personas adscritas, jornadas, categorías, antigüedades, convenio aplicable a cada centro y situaciones particulares que puedan afectar al cambio. No necesitas manejar documentación personal: con los datos agregados es suficiente para que una oferta sea seria.

Del motivo. Si lo que quieres resolver es económico —precio, desviaciones, estructura de costes—, técnico —resultado, frecuencias, medios—, operativo —absentismo, sustituciones, supervisión— o de gestión —interlocución, reporting, trazabilidad—. Cada uno se resuelve de forma distinta, y ponerlo por escrito antes de licitar cambia por completo las ofertas que recibes.

Cómo afecta la subrogación al precio del nuevo contrato

Una oferta de limpieza con plantilla subrogable no se puede comparar solo por el euro/hora, y la razón es estructural.

La partida de personal viene condicionada por elementos que no dependen del proveedor: jornada adscrita, antigüedades, categorías, salario y complementos del convenio territorial aplicable. Lo que cada proveedor puede diferenciar de verdad es todo lo demás: estructura de supervisión, medios, planificación, gestión del absentismo, tecnología y niveles de servicio.

Por eso, cuando una oferta se separa mucho de las demás hacia abajo, la pregunta útil no es por qué las otras son tan caras. Es esta: ¿ha calculado ese proveedor correctamente las obligaciones laborales asociadas al servicio? Una oferta anormalmente baja suele apoyarse en alguna de estas cosas:

• Información incompleta sobre la plantilla adscrita.
• Horas del pliego distintas de la jornada realmente adscrita.
• Categorías profesionales mal identificadas.
• Complementos consolidados no contemplados.
• Antigüedad desconocida o estimada a la baja.
• Convenio territorial equivocado en alguno de los centros.
• Una previsión optimista sobre qué personal resulta finalmente subrogable.

Ninguna de esas cosas desaparece al firmar. Reaparece en el primer trimestre, en forma de revisión de precio o de caída del nivel de servicio. Dependiendo del tipo de instalación, el efecto puede ser más o menos visible, pero siempre acaba apareciendo.

Un ejemplo de cómo abordamos un contrato de este tipo: 35 centros con plantilla subrogada.

Errores habituales al cambiar de empresa de limpieza

Confundir un problema de gestión con un problema de plantilla. Es el más frecuente y el más caro. Antes de cambiar conviene identificar si lo que falla son las personas, el dimensionamiento del servicio o el modelo de gestión del contrato. Si el servicio se diseñó para un uso de las instalaciones que ya no es el actual, cambiar de proveedor sin revisar el dimensionamiento reproduce el mismo resultado con otro logotipo.

Dar por hecho que recortando horas en el pliego se hereda menos gente. El mecanismo de subrogación se mantiene en los términos previstos por el convenio.

Cerrar la adjudicación demasiado cerca de la fecha de inicio. Sin margen no hay verificación de la estructura laboral, y sin verificación la oferta es una estimación por muy detallada que parezca.

Comparar ofertas sin haber facilitado la misma información a todos. Si cada proveedor presupuesta con datos distintos, las cifras no son comparables aunque estén en el mismo formato.

Asumir que el cambio mejora la calidad por sí solo. No la mejora. La mejora un modelo de gestión distinto, y eso debe poder leerse por escrito en la oferta: quién supervisa, con qué frecuencia, qué se mide y qué ocurre cuando algo falla.

Plantear el cambio como una vía para decidir qué personas continúan. No lo es, y enfocarlo así genera un problema laboral en lugar de resolver uno de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatoria la subrogación al cambiar de empresa de limpieza?

Como regla general, sí. La obligación nace del convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales y opera con independencia de que se transmitan medios materiales. Existen supuestos en los que no procede —personal que no cumple los requisitos de antigüedad, trabajos puntuales, contratos de suministro— pero son excepciones acotadas, no la norma.

¿La subrogación depende del convenio de mi provincia?

No. El convenio sectorial reserva la regulación de la subrogación al ámbito estatal, de modo que las reglas sobre quién se subroga son las mismas en todo el territorio. Lo que sí se negocia en el ámbito provincial o autonómico son salarios, complementos, jornada, descansos y vacaciones: es decir, el coste de esa plantilla, no la obligación de asumirla.

¿Cuándo es obligatorio subrogar a un trabajador?

Cuando se cumplen los requisitos que fija el convenio sectorial. Para el personal en activo, el texto exige una antigüedad mínima de cuatro meses en el servicio, e incorpora condiciones específicas para otros supuestos, como el personal con derecho a reserva de puesto o el incorporado por ampliación reciente del contrato. Conviene revisarlo caso por caso.

¿Puedo reducir las horas del servicio para heredar menos personal?

No de forma directa. La regulación sectorial recogió expresamente que la reducción del servicio en la nueva adjudicación no impide aplicar el mecanismo de subrogación en los términos previstos. Cualquier redimensionamiento se plantea por separado y con las reglas que le correspondan.

Si me quedo con las mismas personas, ¿qué gano cambiando de proveedor?

Lo que cambia no es la plantilla, es el modelo que la organiza: supervisión, planificación, frecuencias, medios y productos, gestión de sustituciones, control de calidad, reporting e interlocución. En muchos casos el mismo equipo con otra organización da un resultado distinto, sobre todo cuando el servicio llevaba tiempo sin revisarse frente al uso real de las instalaciones.

¿Me pueden dar un precio antes de facilitar los datos de la plantilla?

Se puede estudiar técnicamente el servicio y dar un marco de referencia, pero cerrar correctamente las implicaciones económicas de una subrogación exige conocer la estructura laboral adscrita. Una oferta cerrada sin esos datos es una estimación, y conviene que ambas partes lo sepan desde el principio.

¿Se puede despedir a un trabajador subrogado?

La subrogación no es un mecanismo para decidir qué personas continúan en el servicio, y plantear el cambio de proveedor con esa finalidad genera un problema laboral en lugar de resolver uno de servicio. Cualquier decisión sobre la plantilla una vez producida la subrogación se rige por las reglas laborales ordinarias y requiere análisis jurídico específico.

¿Y si solo quiero cambiar de proveedor en algunos centros?

El convenio contempla supuestos de división y agrupación de contratas, con subrogación total o parcial según el caso. En contratos multisede es una de las cuestiones que más conviene analizar antes de sacar el pliego, porque condiciona tanto el alcance como el coste de cada lote.

Cambiar de proveedor sin sobresaltos

Cambiar de empresa de limpieza es una decisión económica relevante, y la parte que más pesa en el presupuesto —la plantilla adscrita— viene en buena medida dada. Lo que marca la diferencia es todo lo demás: cómo se organiza el servicio, quién responde cuando surge una incidencia y con qué criterio trabaja el equipo cada día.

Grupo Sagital gestiona servicios de limpieza para empresas e instalaciones desde hace más de 30 años, con 4.200 profesionales y presencia en EMEA a través de más de 400 oficinas con ECS. Tenemos la capacidad de un grupo nacional y la cercanía y la agilidad de una empresa familiar, que es lo que explica una fidelización de clientes por encima del 93 %: cuando algo pasa en tu centro, hay alguien que lo coge.

Si estás valorando un cambio, revisamos tu pliego y la plantilla a subrogar antes de que salga a licitación, y te decimos con datos qué está condicionado y qué es margen real de mejora. Tú tienes un negocio que sacar adelante; nosotros nos ocupamos de que todo lo demás funcione.